Bedienungsanleitung deDATA Time Tracker

Diese Anleitung beschreibt alle Seiten und Funktionen im aktuellen Stand. Die Navigation ist links aufgebaut. Einige Punkte sind rollenabhängig (Mitarbeiter/Admin).

1) Login

Ziel: Sicher anmelden.

• Standard und einziger Anmeldeweg: Microsoft (SSO).
• Bei Problemen erscheint eine Fehlermeldung mit Hinweis (z. B. OAuth-Status).
• Konto-Sperre: Nach mehreren Fehlversuchen wird ein Account gesperrt und muss durch Admin entsperrt werden.
• Microsoft-SSO und lokales Passwort sind technisch getrennt. Ein geändertes lokales Passwort beeinflusst die Microsoft-Anmeldung nicht.

2) Dashboard

Ziel: Tagesstart, Stempeln, schneller Überblick.

• Kommen & Gehen: Einstempeln, Pause Start, Pause Ende, Ausstempeln.
• Regelhinweise: Hinweise bei Grenzfällen (z. B. lange Arbeitszeit, Ruhezeitthemen).
• Begründung: Das Begründungsfeld wird nur gezeigt/pflichtig, wenn es rechtlich oder regelbedingt notwendig ist.
• Telefonübernahme (heute): Status setzen (nicht verfügbar, kann übernehmen, übernehme aktiv).
• Überstunden: Antrag auf Abbummeln oder Auszahlung direkt im Dashboard.
• Widgets: Kontostände, Stundenzettel, Abwesenheiten und weitere Kacheln je nach Konto-Einstellung.

3) Anwesenheit

Ziel: Wochenplanung, Teamabgleich, Platzbuchung.

• Meine Verfügbarkeit: Ganztägig, Vormittags, Nachmittags, Homeoffice, Auswärts, Nicht verfügbar.
• Team-Matrix: Kompakte Wochenübersicht mit Kürzeln/Farben.
• Pflichttage: 2 Bürotage pro Woche; Ausnahmen (Urlaub/Krank/Unbezahlt/Sonderurlaub/genehmigter Abbau/Auswärts) reduzieren automatisch die Pflicht.
• Platzreservierung: Buchung je Tag/Slot; Doppelbuchungen werden verhindert.

4) Kalender

Ziel: Abwesenheiten, Markierungen und Planung im Zeitverlauf.

• Monat/Woche/Jahr: persönliche Kalenderansichten.
• Teamansichten (Admin): Team-Quartal, Team-Jahr und Team-Timeline zur Personalplanung.
• Navigation: Zurück, Heute, Vorwärts; Monatsname und Kalenderwochen werden angezeigt.
• Dichte: Kompakt, Normal, Luftig.
• Tage markieren: Arbeit, Urlaub, Krank, Unbezahlt, Sonderurlaub, Sonstiges (rollenabhängig).
• Urlaubsantrag: Zeitraum markieren und Antrag senden.
• Feiertage/Geburtstage: Feiertage Hessen markiert; Geburtstage in Admin-Ansichten sichtbar.
• Timeline-Ereignisse: Urlaub offen/genehmigt, Krank, Unbezahlt, Sonderurlaub, Überstundenabbau offen/genehmigt inkl. Tooltip-Infos.

5) Tickets

Aktueller Stand: Der Bereich Tickets ist derzeit bewusst deaktiviert und steht produktiv nicht zur Verfügung.

• Die Navigation blendet den Bereich aus.
• Direktaufrufe auf Ticketseiten werden serverseitig blockiert.
• Ticketbezogene Auswertungen und Kontrollansichten sind ebenfalls deaktiviert.
• Eine Reaktivierung erfolgt erst nach technischer Bereinigung und erneuter Sicherheitsprüfung.

6) Konto

Ziel: Persönliche Daten und persönliche Anzeigeoptionen.

• Vorname, Nachname, Geburtstag, Notfallnummer.
• Avatarbild hochladen/löschen.
• Passwort ändern (falls lokaler Login genutzt wird).
• Dashboard-Elemente ein-/ausblenden.
• Optionen für Benachrichtigungen (z. B. Erinnerungsmails) je Nutzer steuerbar.

7) Auswertungen

Ziel: Arbeitszeiten transparent auswerten.

• Arbeitszeit: Tages-, Wochen- und Monatsauswertung mit Brutto, Pausen, Netto, Soll, Saldo sowie zusätzlichen Summen für Urlaub, Krankheit, Unbezahlt, Sonderurlaub und genehmigten Überstundenabbau.
• Grundlage für Monatsabschluss, Berichtserstellung und Kundenabstimmung.

8) Admin-Bereiche

Die Admin-Seite ist in Unterbereiche gegliedert (links im Menü unter Admin):

• Finanzen & Abschlüsse: Exporte (inkl. Lexware-CSV), Monatsberichte, Monatsabschluss.
• Compliance: Prüfhinweise zu Arbeitszeit-/Ruhezeit-/Feiertagsregeln und Review-Fälle.
• Personal & Anträge: Benutzer anlegen, aktive Urlaubsanträge, Überstundenanträge und Ein-/Austrittsdaten. Urlaubsanträge älter als 12 Monate erscheinen im Archiv.
• Operative Verwaltung: Benutzer aktiv/inaktiv, Benutzer sperren/entsperren, Abwesenheiten, Buchungskorrekturen.
• System & Protokolle: Berechtigungsmatrix, offene/systemgeschlossene Buchungen, Arbeitszeitmodelle, Änderungsprotokoll. Protokolltabellen sind seitenweise begrenzt.
• Security-Rollen: Zusätzlich zu Admins können Benutzer als systemweit lesende Security-Rolle markiert werden. Diese Rolle sieht freigegebene Prüfbereiche, aber keine Admin-Schreibfunktionen.

9) E-Mail-Logik

• Benachrichtigungen für Urlaubsanträge und Statusänderungen.
• Monatliche Berichte an Mitarbeiter mit Download-Hinweis.
• Monatsabschluss-Erinnerungen (Mitarbeiter/Admin gemäß Job und Konto-Optionen).
• Freitags-Erinnerung für Anwesenheitsplanung (abschaltbar im Konto).
• Sicherheitsmeldung an Admin bei Kontosperren.

10) Praktischer Standardablauf

• Morgens einstempeln.
• Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Anwesenheit laufend aktuell halten.
• Pausen korrekt buchen.
• Abends ausstempeln.
• Wöchentlich Anwesenheit planen.
• Urlaub/Abwesenheiten/Überstundenanträge rechtzeitig einreichen.
• Vor Monatsabschluss Zeiten prüfen und ggf. korrigieren.

11) Fehlerbilder (kurz erklärt)

• "Vergangene Tage nur mit Begründung": Vergessene Arbeitstage können nur als Nachtrag mit Pflichtbegründung erfasst werden.
• Konto gesperrt: Zu viele Fehlanmeldungen, Admin muss entsperren.
• "Für den Kalender-Sync sind nur Microsoft-Konten aus der deDATA-Domäne erlaubt": Es wurde ein fremdes oder privates Microsoft-Konto für den Kalender-Sync verwendet.
• "Das verbundene Microsoft-Konto gehört nicht zum freigegebenen Entra-Mandanten": Das Konto liegt nicht im freigegebenen Unternehmens-Mandanten.